Attività istituzionali
Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici dedicano un paragrafo al processo di scarto nelle organizzazioni, paragrafo che fin dall’inizio ribadisce che “I documenti informatici e le aggregazioni documentali informatiche possono essere oggetto di selezione e scarto nel sistema di conservazione nel rispetto della normativa sui beni culturali”.
Ma in cosa consiste concretamente l’operazione di selezione e di scarto e quali sono le differenze tra ambiente analogico e digitale?
L’avvento del documento informatico non ha modificato la normativa e le considerazioni teoriche che stanno alla base della selezione e del conseguente scarto archivistico. Archivio analogico e digitale condividono considerazioni teoriche, criteri valutativi, strumenti e gran parte della normativa. Tuttavia è impossibile ricalcare nel digitale il comportamento seguito nel cartaceo.
ll webinar intende proporre un approfondimento su questa tematica cruciale. Muovendo i passi dalle definizioni e dai principi della disciplina finora in auge, approfondiremo continuità e discontinuità tra la selezione in ambito digitale e quella in ambito cartaceo, identificando le best practice e le strategie per attuare una gestione efficace della selezione e dello scarto in ambiente digitale.
Il webinar si inserisce all’interno di un ciclo previsto dall’Accordo di collaborazione sulla conservazione tra Regione Emilia-Romagna (Parer) e Formez PAIl termine per le iscrizioni è Mercoledì, 20 marzo 2024 - 9:00, salvo esaurimento posti.
E' possibile rivedere la registrazione anche da questo link.
Quanto è importante un piano di conservazione dei fascicoli e delle serie? E come questo piano può essere gestito al meglio in un ambiente digitale per raggiungere da una parte la razionalizzazione e regolamentazione dell’organizzazione archivistica (fascicoli, serie), dall’altra l’inserimento a sistema di informazioni fondamentali per lo scarto archivistico in ambiente digitale, necessario anche per adempiere alla normativa in materia di protezione dei dati personali?
Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici fanno importanti rimandi al piano di conservazione e lo citano come uno degli allegati del Manuale di Gestione documentale.
Il webinar ha l’obiettivo di illustrare una esperienza particolarmente significativa in questo ambito, quella della Provincia autonoma di Trento che, nel suo sistema documentale, ha implementato una funzionalità per la gestione del piano di conservazione degli atti, in preparazione allo scarto archivistico della documentazione informatica. Grazie a questo strumento è possibile standardizzare la creazione di fascicoli e serie documentarie, associando a ciascuno di essi il metadato riferito al tempo di conservazione.
L’esperienza, presentata da tre funzionari archivisti della Provincia autonoma di Trento, si configura come un caso d’uso preliminare allo sviluppo di funzionalità di scarto nei sistemi digitali.
Il webinar si inserisce all’interno di un ciclo previsto dall’Accordo di collaborazione 2023-2026 sulla conservazione tra Regione Emilia-Romagna (Parer) e Formez PA.
Le Linee Guida AgiD sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici individuano una serie di strumenti o piani per la corretta organizzazione degli archivi, da redigere nell’ambito del Manuale di Gestione. Si tratta del piano di classificazione che mappa, su più livelli gerarchici, tutte le funzioni dell’ente; del piano di organizzazione delle aggregazioni documentali che dovrebbe guidare nel sistema di gestione informatica dei documenti l’attività di classificazione e la formazione dell’archivio e del piano di conservazione che deve contenere i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate.
Obiettivo del webinar è esaminare la realizzazione di tali piani alla luce della dottrina archivistica e offrire ipotesi operative per una produzione integrata degli stessi proponendo anche l’esempio di un metodo di lavoro sviluppato e applicato dal Comune di Reggio Emilia per la redazione del Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali integrato con i tempi di conservazione. Il webinar, organizzato in collaborazione con la Comunità Tematica Documenti Digitali e la Soprintendenza Archivistica e Bibliografica dell’Emilia-Romagna, intende quindi presentare sia riflessioni teoriche che esperienze pratiche sul tema sviluppate in regione Emilia-Romagna.
Il webinar è l’ultimo di un ciclo previsto dall’Accordo di cooperazione orizzontale tra Regione Emilia-Romagna (Parer) e Formez PA.
La produzione di documenti in ambito pubblico ha subito negli ultimi decenni un duplice processo di cambiamento: da un lato, la progressiva pervasività delle tecnologie e della transizione al digitale, dall’altro, una innovazione istituzionale che ha modificato i tradizionali assetti di produzione delle decisioni e dell’azione amministrativa per sperimentare forme nuove di integrazione tra enti.
Sempre di più, infatti, le Amministrazioni sono chiamate a lavorare assieme per la gestione dei servizi alla cittadinanza creando dei processi di collaborazione tra PA snelli, che siano trasparenti per il cittadino. Ciò implica trovare nuove soluzioni organizzative che consentano la dematerializzazione dei processi e la trasmissione/condivisione di dati e documenti, senza perdere di vista le corrette regole archivistiche, unite alla sicurezza informatica e al rispetto della protezione dei dati personali.
In quest’ottica è importante che si consideri e valorizzi la funzione strategica di integrazione e semplificazione che la gestione documentale può avere; ciò è molto utile per favorire logiche nuove di circolazione delle informazioni centrate sull’accesso a risorse condivise più che sulla trasmissione e duplicazione delle stesse, in particolare nei processi in cui diversi Enti collaborino nella gestione dei medesimi servizi.
Obiettivo del webinar è offrire una panoramica su come meglio governare questi passaggi e in particolare evidenziare la necessità di modelli organizzativi chiari, strumenti condivisi e di regole di accesso accurate all’interno di una amministrazione e verso l’esterno.
Il webinar, organizzato in collaborazione con la Comunità Tematica Documenti Digitali e la Soprintendenza Archivistica e Bibliografica dell’Emilia-Romagna, intende presentare sia riflessioni che esperienze sul tema sviluppate dalla Regione Emilia-Romagna.
Il webinar si inserisce all’interno di un ciclo previsto dall’Accordo di cooperazione orizzontale tra Regione Emilia-Romagna (Parer) e Formez PA.
Il webinar è il quarto appuntamento dei 4 eventi, organizzati dal Centro studi e attività internazionali di Formez PA, legati all’approfondimento del Rapporto 2022, presentato il 2 febbraio 2023 alla stampa.
Per vedere le registrazioni degli altri webinar, clicca qui:
- 21/02/2023 - Italia digitale
- 28/02/2023 - Aree interne: istruzioni per l’uso
- 07/03/2023 - I concorsi digitali
Il webinar è il terzo appuntamento, organizzato dal Centro studi e attività internazionali di Formez PA, legato all’approfondimento del Rapporto 2022, presentato il 2 febbraio 2023 alla stampa.
Clicca qui per iscriverti al prossimo webinar:
- 14 marzo 2023, ore 12:00: Selezionare le persone per la PA
Per vedere le registrazioni dei primi due webinar, clicca qui:
- 21 febbraio 2023 - Italia digitale
- 28 febbraio 2023 - Aree interne: istruzioni per l'uso
In seguito al trasferimento all’Agenzia Regionale per il lavoro Emilia-Romagna (di seguito Agenzia), ad opera della Legge n. 56/2014 e della Legge Regionale n. 13/2015, delle funzioni relative ai servizi pubblici per il lavoro, si è affermata all’interno dell’Agenzia la necessità di prendere in carico la documentazione e gli archivi dei 38 centri per l’impiego (di seguito CPI) e dei 9 uffici di collocamento mirato presenti sul territorio della Regione Emilia-Romagna.
Obiettivo del webinar è evidenziare il percorso compiuto dall’Agenzia per la presa in carico di documentazione indispensabile all’esercizio delle funzioni trasferite, sulla base di una attenta, condivisa, preliminare valutazione, volta ad assicurare la tutela dell’integrità e dell’omogeneità dei complessi archivistici, così come previsto dal Decreto legislativo 42/2004 “Codice dei Beni Culturali e del paesaggio”, agli articoli 20 e 30.
In altri termini, tale normativa ha sollecitato l’Agenzia ad acquisire una conoscenza dettagliata dei beni archivistici provinciali ereditati e riferibili alle attività in materia di lavoro. Inoltre, tali conoscenze si sono estese alle serie correnti e a quelle ubicate negli archivi di deposito, conservate non solo presso gli uffici responsabili dei procedimenti, ma anche presso soggetti conservatori esterni alle province. Gli esiti post censimento rappresentano per l’Agenzia un prerequisito imprescindibile per poter effettuare valutazioni ponderate sul futuro di quegli archivi di cui oggi l’Agenzia detiene la titolarità. Infine, tale valutazione, ha analizzato i sistemi informativi, prima provinciali poi regionali, riferibili alle materie attinenti alle politiche per il lavoro che hanno supportato le attività amministrative dei rispettivi enti.
Il webinar si inserisce all’interno di un ciclo previsto dall’Accordo di cooperazione orizzontale tra Regione Emilia-Romagna (Parer) e Formez PA.
Il webinar è il secondo appuntamento, organizzato dal Centro studi e attività internazionali di Formez PA, legato all’approfondimento del Rapporto 2022, presentato il 2 febbraio 2023 alla stampa.
Clicca qui per registrarti al prossimo webinar:
- 14 marzo 2023, ore 12:00: Selezionare le persone per la PA
Clicca qui per vedere la registrazione degli altri webinar:
- 21 febbraio 2023: Italia digitale
- 7 marzo 2023: I concorsi digitali
Il webinar è il primo appuntamento, organizzato dal Centro studi e attività internazionali di Formez PA, legato all’approfondimento del Rapporto 2022, presentato il 2 febbraio 2023 alla stampa.
Clicca qui per registrarti al prossimo webinar:
- 14 marzo 2023, ore 12:00: Selezionare le persone per la PA
Clicca qui per vedere le registrazioni degli altri webinar:
- 28 febbraio 2023: Aree interne: istruzioni per l’uso
- 07 marzo 2023: I concorsi digitali
La gestione documentale è da sempre alla base di tutta l’attività delle pubbliche amministrazioni.
Purtroppo, ciò che riguarda i documenti, si tratti della loro formazione, gestione o conservazione, viene ancora spesso affrontato come un mero adempimento. Raramente ci sono amministrazioni che colgono le opportunità di semplificazione, snellimento, risparmio di tempi e costi che una buona gestione documentale può consentire o che sono consapevoli del fatto che la gestione documentale è un’attività tanto importante quanto strategica per la trasformazione digitale.
Obiettivo di questo webinar è condividere indicazioni per riuscire a far cogliere le opportunità e i benefici di una buona gestione digitale di documenti e archivi. Una chiave di volta per il cambiamento è la messa a valore e la condivisione di infrastrutture, conoscenze e risorse digitali da parte della PA. Il webinar offre quindi alcune riflessioni specifiche sul tema e presenta un’esperienza di condivisione di conoscenze e cooperazione istituzionale sviluppata dalla Regione Emilia-Romagna.
La Regione Emilia-Romagna ha adottato modelli e strumenti di governance interistituzionale concepiti per consentire a tutti gli Enti emiliano-romagnoli di disporre dei medesimi vantaggi e opportunità di sviluppo digitale: la Community Network Emilia-Romagna (CNER), istituita ai sensi dell’art. 6 della Legge Regionale 11/2004. All’interno di tale struttura come strumento strategico dell’Agenda Digitale sono state individuate le Comunità tematiche. Il Sistema delle Comunità Tematiche è lo strumento messo a disposizione di tutta la Pubblica Amministrazione locale dell’Emilia-Romagna affinché l’attuazione del passaggio al digitale sia un processo che si avvale della collaborazione di tutti e ove “nessuno rimanga escluso o indietro”.
Il webinar si inserisce all’interno di un ciclo previsto dall’Accordo di cooperazione orizzontale tra Regione Emilia-Romagna (Parer) e Formez PA e presenta interventi dei coordinatori della Comunità Tematica “Documenti digitali” offrendo un esempio di collaborazione interistituzionale anche con strutture del Ministero della Cultura come la Soprintendenza Archivistica e Bibliografica dell’Emilia-Romagna.
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