Gestire il piano di conservazione in ambiente digitale

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Quanto è importante un piano di conservazione dei fascicoli e delle serie? E come questo piano può essere gestito al meglio in un ambiente digitale per raggiungere da una parte la razionalizzazione e regolamentazione dell’organizzazione archivistica (fascicoli, serie), dall’altra l’inserimento a sistema di informazioni fondamentali per lo scarto archivistico in ambiente digitale, necessario anche per adempiere alla normativa in materia di protezione dei dati personali?

Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici fanno importanti rimandi al piano di conservazione e lo citano come uno degli allegati del Manuale di Gestione documentale.

Il webinar ha l’obiettivo di illustrare una esperienza particolarmente significativa in questo ambito, quella della Provincia autonoma di Trento che, nel suo sistema documentale, ha implementato una funzionalità per la gestione del piano di conservazione degli atti, in preparazione allo scarto archivistico della documentazione informatica. Grazie a questo strumento è possibile standardizzare la creazione di fascicoli e serie documentarie, associando a ciascuno di essi il metadato riferito al tempo di conservazione.

L’esperienza, presentata da tre funzionari archivisti della Provincia autonoma di Trento, si configura come un caso d’uso preliminare allo sviluppo di funzionalità di scarto nei sistemi digitali.

Il webinar si inserisce all’interno di un ciclo previsto dall’Accordo di collaborazione 2023-2026 sulla conservazione tra Regione Emilia-Romagna (Parer) e Formez PA.