Il Piano delle aggregazioni documentali nel sistema di gestione documentale: teoria e pratica
Quanto è complesso gestire un Piano delle aggregazioni documentali? Quali strumenti sono necessari per definirlo e mantenerlo nel tempo? E quale rapporto intercorre con gli altri Piani previsti dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici?
Il webinar approfondirà il ruolo del Piano delle aggregazioni documentali e le sue relazioni con il Piano di classificazione e il Piano di conservazione, tre strumenti strettamente connessi, la cui integrazione è fondamentale per una gestione documentale coerente ed efficace.
Saranno esplorati gli strumenti a disposizione e le modalità per definire e mantenere aggiornato il Piano delle aggregazioni, la sua naturale funzione di guida pratica per le attività del personale dell'Ente.
Il webinar darà spazio all’esperienza del Comune di Piacenza, attraverso la presentazione di un caso concreto che illustrerà le scelte compiute, le criticità incontrate e le soluzioni adottate. Il caso di studio consentirà di approfondire le sfide legate alla costruzione condivisa del Piano e alla sua effettiva applicazione nelle attività quotidiane degli uffici.
L’obiettivo è offrire spunti di riflessione e indicazioni operative per comprendere come gestire il Piano delle aggregazioni e integrarlo efficacemente con gli altri Piani, affrontando le problematiche pratiche che possono emergere nelle diverse fasi del percorso.
Il webinar si inserisce all’interno di un ciclo previsto dall’Accordo di collaborazione 2026-2031 sulla conservazione tra Regione Emilia-Romagna (ParER) e Formez PA.
Il seminario - della durata di 90 minuti circa - è aperto a tutti e si svolgerà interamente online sulla piattaforma Zoom, per una migliore fruizione si consiglia di scaricare il client a partire dalla pagina dedicata. L'accesso in aula avverrà attraverso un link diretto che verrà inviato via mail a tutti gli iscritti intorno alle 11.00 della stessa mattina in cui si svolgerà il seminario.
Il termine per le iscrizioni al webinar è il 12 ottobre - ore 10:00, salvo esaurimento posti.
Programma
11.30 - 11.35 Apertura lavori, Formez PA, Ufficio Competenza documentale, conservazione e transizione digitale
11.35 - 11.50 Governare l'archivio: qualche strumento per l'evoluzione del ruolo del Responsabile della Gestione documentale, Riccardo Righi (Responsabile funzione archivistica di conservazione presso ParER)
11.50 - 12.20 Dal Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali a un Piano integrato di gestione documentale, Valentina Corona (EQ - Gestione archivio di deposito del Polo archivistico della Regione Emilia-Romagna)
12.20 - 12.50 Mappare la complessità, connettere i processi: Titolario, Conservazione e Gestionali Verticali nel Piano Integrato di gestione documentale del Comune di Piacenza, Paola Fornasari (Responsabile E.Q. del Servizio Demografici ed Elettorale e Responsabile della gestione documentale e della conservazione del Comune di Piacenza)
12.50 – 13.00 Domande e risposte