Smart working e gestione documentale. Modelli integrati di comunicazione digitale tra enti

L’emergenza sanitaria e le risposte di lavoro agile da parte della Pubblica Amministrazione hanno evidenziato la necessità di consentire sempre più l’accesso a dati e documenti da remoto e sviluppare una gestione documentale orientata al digitale e che utilizzi sempre più modalità telematiche efficienti di comunicazione e scambi documentali.

Un nuovo paradigma della comunicazione in ambito di smart working e di gestione digitale da ricordare come modalità più efficiente è che non sono i file a spostarsi da una persona all’altra, ma sono le persone a consultare il file nella sua posizione di origine! Si passa quindi da un’idea di trasmissione ad una idea di condivisione di file, documenti, cartelle o fascicoli con colleghi o utenti esterni, che risulta ancora più efficiente nel caso che i documenti da scambiare siano in grande quantità e di notevoli dimensioni digitali quali ad esempio i documenti legati a piani urbanistici, ricchi di disegni, tavole e mappe. Ovviamente questa azione necessita di modelli organizzativi chiari, strumenti condivisi e di regole di accesso accurate all’interno di una amministrazione e verso l’esterno.

La Regione Emilia-Romagna ha recentemente sviluppato azioni in tal senso all’interno dell’Agenda Digitale, in particolare sviluppando linee guida all’interno della Comunità tematica Documenti digitali e definendo modalità innovative di deposito dei piani urbanistici utilizzando le potenzialità di integrazione offerte dall’utilizzo di un sistema di conservazione condiviso quale è quello di ParER.

Nel webinar, organizzato in collaborazione con la Comunità Tematica Documenti Digitali e la Soprintendenza Archivistica e Bibliografica dell’Emilia-Romagna, verranno presentate tali esperienze e proposte di modelli innovativi di gestione documentale e di comunicazione integrata tra diversi enti locali.

Il webinar conclude un ciclo previsto dall’Accordo di cooperazione orizzontale tra Parer (Regione Emilia Romagna) e Formez PA e segue il webinar già svolto il 18 giugno dal titolo “ Smart working e gestione documentale. Riflessioni ed esperienze”

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