Copie e duplicati di documenti informatici, come si adeguano gli istituti scolastici?

Il Codice dell’Amministrazione Digitale ha introdotto i concetti di copie e duplicati di documenti informatici. Si tratta, in particolare, degli artt. 22, 23 e 23-bis del CAD che disciplinano rispettivamente le copie informatiche di documenti analogici, le copie analogiche di documenti informatici e i duplicati e le copie informatiche dei documenti informatici.

Il DPCM 13 novembre 2014, inoltre, ha definito espressamente i concetti di copie e duplicati (artt. 4, 5 e 6) così come enunciati dal CAD.

Attraverso le prescrizioni contenute nelle disposizioni citate è possibile trasformare un documento da analogico a digitale (e viceversa), ovvero creare copie e duplicati di documenti informatici, preservando il valore giuridico del documento ottenuto.

Si tratta di operazioni che un Istituto scolastico è chiamato a compiere frequentemente, posto che la gran parte dell’utenza è rappresentata da persone fisiche. Ciò perché le persone fisiche (a differenza delle altre PPAA, delle imprese e dei professionisti per i quali sussiste l’obbligo di comunicazione esclusivamente in modalità digitale) hanno il diritto di inviare e ricevere i documenti in modalità cartacea.

Per tali ragioni, le amministrazioni scolastiche si troveranno spesso a dover effettuare l’operazione di copia informatica di documento analogico nel caso in cui un utente consegni un documento di carta in segreteria, ovvero quella di copia analogica di documento informatico quando sarà necessario inviare un documento ad un utente sprovvisto di domicilio digitale. Sul punto occorre ricordare che gli istituti scolastici sono sempre tenuti a formare i propri documenti in modalità esclusivamente informatica, come prescritto dall’art. 40 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Si tratta, pertanto, di un argomento molto importante per le scuole, che devono fare molta attenzione a creare copie e duplicati nel rispetto della normativa vigente, al fine di formare e trasmettere documenti giuridicamente validi.

Obiettivo del webinar, destinato ai partecipanti del Percorso formativo "Semplificazione e nuovo CAD", è quello di fornire le competenze necessarie alla creazione di copie e duplicati di documenti informatici nel rispetto della normativa vigente.

• A tal fine sarà illustrata la normativa di riferimento in materia di copie e duplicati e descritte prassi  adottate a livello organizzativo da amministrazioni scolastiche.
• Di quali strumenti abbiamo bisogno per effettuare copie e duplicati di documenti informatici?
• In cosa consiste l’attestazione di conformità richiesta dalla norma?
• Che differenza c’è tra duplicati e copie informatiche di documenti informatici?

Sono queste alcune delle domande alle quali risponderanno Guido Scorza (Avvocato) e Mario Varini (DSGA dell'Istituto Comprensivo di Castellucchio di Mantova).